Qualitätsdimension 9: Dokumentation und Evaluation
Die Dokumentation professionellen Handelns ist in Arbeitskontexten mit sozialem, gesundheitsbezogenem oder pädagogischem Auftrag häufig verpflichtend und dient der rechtlichen Absicherung. Evaluationen sind Datenerhebungen, die eine systematische Bewertung der Arbeit ermöglichen und damit der Weiterentwicklung dienen.
Je nach Institution, Berufsgruppe und Aufgaben können für Dokumentationen unterschiedliche verbindliche Vorgaben bestehen. Gleichzeitig dienen sie der Selbstvergewisserung und als Grundlage zur Kommunikation mit Familien, Auftraggebenden sowie Kooperations- und Netzwerkpartnern. Auch in den Frühen Hilfen können Daten (beispielsweise aus der Falldokumentation) zur systematischen Reflexion der Arbeit genutzt werden. Sie bieten damit eine gesicherte Grundlage für den Austausch zwischen den verschiedenen Akteuren.
Im Unterschied zu Dokumentationen sind Evaluationen Datenerhebungen, die für die systematische Bewertung der Arbeit eingesetzt werden, mit dem Ziel, den Arbeitsbereich weiterzuentwickeln. Eine Evaluation liefert zuverlässige Daten, um Entscheidungen in und für Arbeitsbereiche zu treffen und zu begründen.
Dokumentation und Evaluation tragen somit insbesondere zur (Weiter-)Entwicklung der Frühen Hilfen bei, können aber auch der Legitimation dienen. Hochwertige Dokumentationen und Evaluationen sind insofern vor allem für die Familien in den Frühen Hilfen nützlich.
Zentrale Fragen im Überblick
- Welche Ziele werden mit der Dokumentation und Evaluation verfolgt?
- Wer ist für die Dokumentation und Evaluation verantwortlich?
- Liegt ein Konzept für die Dokumentation der Frühen Hilfen auf Netzwerkebene vor und wie ist dieses gestaltet?
- Liegt ein Evaluationskonzept der Frühen Hilfen für die Dokumentation auf Netzwerkebene vor und wie ist dieses gestaltet?
Hinweis: Zur Bearbeitung der meisten Dimensionen des Qualitätsrahmen Frühe Hilfen 2.0 liegen ergänzend Praxismaterialien vor. Für die Dimension 9: Dokumentation und Evaluation gibt es keine speziellen Praxismaterialien. Tipps zu anderen passenden Materialien sind am Seitenende zu finden.
Themen und Ziele der Qualitätsdimension Dokumentation und Evaluation
Konzept der Dokumentation
- Es existiert ein Konzept für die Dokumentation. Es beschreibt, was, wann, wo, von wem sowie für wen oder was dokumentiert werden soll.
- Die Dokumentation basiert auf einem Konzept von Frühen Hilfen und dessen Zielen (siehe auch Qualitätsdimension 2: Zielbestimmung oder Ziele des Netzwerks, Qualitätsdimension 3: Netzwerk). Die Ziele der lokalen Frühen Hilfen sind definiert, realistisch formuliert und operationalisierbar.
- Das Konzept für die Dokumentation ist allen Akteuren bekannt und wird von ihnen akzeptiert.
- Die Akteure legen fest, mit welchen Indikatoren und Informationen die Zielerreichung überprüft werden kann.
- Die Passgenauigkeit der Daten zum Zweck der Dokumentation (und Evaluation) wird in einem regelmäßigen Verfahren überprüft.
- Die datenschutzrechtlichen Fragen in Bezug auf die Dokumentationen sind geklärt.
Konzept der Evaluation
- Es existiert ein auf die Daten der Dokumentation bezogenes Konzept für Evaluation. Das Konzept beinhaltet, wie oft und durch wen systematische Bewertungen der strategischen und operativen Aktivitäten durchgeführt werden.
- Das Konzept für die Evaluation ist den Akteuren bekannt und wird von ihnen akzeptiert.
- Es ist im Konzept geklärt, welche Bereiche der Evaluation durch eine Selbstevaluation abgedeckt werden können und wann ggf. eine externe Evaluation nötig ist.
Ziele der Dokumentation und Evaluation
- Die Akteure wissen, dass die Evaluation der Verbesserung der Frühen Hilfen dient.
- Für alle Beteiligten ist deutlich, dass die Interessen und der Nutzen der Familien im Fokus der Dokumentation und Evaluation stehen.
- Die Ziele und der Nutzen der Dokumentation und Evaluation sind für die Familien und Fachkräfte transparent. Es wird sichergestellt, dass in der Dokumentation und Evaluation respektvoll und fair mit den einbezogenen Personen umgegangen wird.
- Die Zielgruppen der Frühen Hilfen sind in Prozesse der Dokumentation und Evaluation eingebunden.
- Es sollte darauf geachtet werden, dass die Daten aussagekräftig genug sind, um Hinweise für wichtige Fragestellungen im Bereich der Frühen Hilfen geben zu können.
- Mögliche, auch unerwünschte Effekte und Nebenwirkungen, die einen Einfluss auf die Frühen Hilfen sowie deren Zielgruppe und Akteure haben, werden von Beginn an bei der Konzeption der Evaluation bedacht und bei der Auswertung berücksichtigt.
- Daten und Befunde werden im Netzwerk diskutiert und finden anschließend Eingang in die Planung und Weiterentwicklung der Frühen Hilfen.
Verantwortliche Akteure für Dokumentation und Evaluation
- Die für Dokumentation und Evaluation verantwortlichen Akteure sind benannt und allen Beteiligten bekannt.
- Die Akteure verfügen über angemessene zeitliche, personelle und finanzielle Ressourcen, um die Dokumentation und Evaluation in ihrem Arbeitsalltag zu integrieren.
- Die Akteure sind insgesamt bereit, sich an der Dokumentation und Evaluation zu beteiligen und diese weiterzuentwickeln.
- Die Verantwortlichen verfügen über Grundkenntnisse zu Methoden und Zwecken von Dokumentation und Evaluation.
- Es existiert ein Konzept, das den Austausch zur Abstimmung der Aktivitäten zwischen den Akteuren der Dokumentation und der Evaluation sichert. Es ist geklärt, wie die Ergebnisse intern und extern kommuniziert werden.
- Die Akteure sind bereit, Ergebnisse von Dokumentation und Evaluation verantwortlich zu diskutieren und ggf. umzusetzen.
Dialog mit Akteuren der strategisch-politischen Ebene
Die folgenden Fragen geben Anregungen zur gezielten Diskussion der Inhalte der Qualitätsdimension Dokumentation und Evaluation mit Entscheidungstragenden der strategisch-politischen Ebene.
- Inwiefern existiert ein mit der strategisch-politischen Ebene abgestimmtes Konzept für die Dokumentation und/oder Evaluation?
- Inwiefern sind die Konzepte für die Frühen Hilfen, für die Dokumentation und/oder Evaluation aufeinander bezogen und mit der strategisch-politischen Ebene abgestimmt?
- Wie können Leitungskräfte den Austausch zwischen den betreffenden Akteuren der Dokumentation und Evaluation initiieren und sicherstellen?
- Welche Daten aus beispielweise anderen Handlungsbereichen können aus Sicht der Entscheidungstragenden in die Evaluation und Weiterentwicklung der lokalen Frühen Hilfen einbezogen werden? Wie ist dazu die Abstimmung geregelt?
- Welche überregionalen Daten und Evaluationen aus der Wissenschaft und Fachpraxis können dafür auch verwendet werden?
- Sind allen Entscheidungstragenden aus Politik und Verwaltung die Konzepte zur Dokumentation und Evaluation bekannt? Wie können sie die Bekanntheit und Umsetzung der Konzepte unter den Akteuren unterstützen?
- Was können Entscheidungstragende dazu beitragen, damit bei allen Aktivitäten zur Dokumentation und Evaluation die Weiterentwicklung der Frühen Hilfen im Fokus steht? Wie können die Interessen und Nutzen der Familien dabei kontinuierlich berücksichtigt werden?
- Wie können Leitungskräfte die Mitarbeitenden bei der Umsetzung der Evaluation unterstützen (beispielsweise Klärung von Zuständigkeiten, Übertragung von Entscheidungskompetenzen, Unterstützung beim Kompetenzerwerb etc.)? Wie können Leitungskräfte für angemessene zeitliche, personelle und finanzielle Ressourcen für Dokumentation und Evaluation bei den Akteuren sorgen (Schaffung verbindlicher Rahmenbedingungen)?
- Wie kann die strategisch-politische Ebene die Beteiligung der Zielgruppe an Dokumentation und Evaluation sowie am Auswertungsprozess befördern?
- Wie, in welchen Gremien und von wem zu welchem Zeitpunkt(en) wird über die Befunde der Dokumentation und Evaluation berichtet?
- Wie wird mit den Befunden konkret zur Weiterentwicklung der Frühen Hilfen gearbeitet?
Passendes Praxismaterial
Zu dieser Dimension wurde bisher kein eigenständiges Praxismaterial entwickelt. Da es zwischen den Qualitätsdimensionen insgesamt thematische Schnittmengen gibt, können auch Materialien aus anderen Dimensionen bei der Bearbeitung der Themen unterstützen:
Tipp: Bei fehlender Datenlage vor Ort ist es hilfreich, auf grundsätzliche Erkenntnisse aus wissenschaftlichen Studien zurückzugreifen. Dazu können zum Beispiel die Erkenntnisse der Studien des Nationalen Zentrums Frühe Hilfen aus den Bereichen Prävalenz- und Versorgungsforschung und/oder der Forschung zur Erreichbarkeit und Effektivität der Angebote Früher Hilfen herangezogen werden.
Publikationen
Praxismaterial zur Qualitätsentwicklung in den Frühen Hilfen
Arbeitshilfen und Anleitungen für Netzwerke und Kommunen