Themenforum V: Wissenstransfer
Gabriele Vollmar (VOLLMAR Wissen + Kommunikation)
"Balance aus Dokumentation und Kommunikation"
Wie immer, wenn es um das Einleiten von Prozessen geht – hier: Wissenstransfer –, sind vorab die ganz großen Fragen zu klären: Warum überhaupt? Für wen? Mit welchem Ziel? Und was ist relevant, was nicht? Mit anderen Worten: Es geht darum, die richtigen Fragen zu stellen: Welche Art von Wissen gilt es zu transferieren? Wer hat welchen Bedarf, welches Vorwissen, welche Erfahrungen? Und wie sind die Rahmenbedingungen des Transfers?
Darauf wies die Referentin Gabriele Vollmar in ihrem Forum hin und formulierte den Leitgedanken gleich mit: "Von wem soll das Wissen in welcher Situation wie genutzt werden?" Wichtig sei, sich dies immer bewusst zu machen und gleichzeitig an einen journalistischen Aufbau der Inhalte zu denken, also das Wichtigste zuerst kurz und prägnant zu formulieren. Dies sei gerade für Entscheidungsträgerinnen und -träger, die keine Zeit haben, besonders wichtig.
Auch auf die Herausforderungen beim Wissenstransfer kam Gabriele Vollmar zu sprechen: Generell werde relevantes Wissen zu häufig nicht erfasst und verteilt, oder wenn doch in der falschen Form oder falschen Detailtiefe. Für die Qualitätsdialoge komme erschwerend hinzu, dass der Transfer vielschichtig zu unterschiedlichen Interessengruppen stattfinde.
Die richtige Form
Dabei gebe es viele Arten, Wissen zu teilen, etwa über Dokumentationen, Fact Sheets oder
Mikro-Artikel, mit Video-Tutorials, Mikro-Schulungen oder Action-standardisiertes based learning; außerdem Visualisierte Methode wie Concept Maps oder Topic Maps und auch "informellere" Wege der Wissensverteilung wie etwa Story Telling oder Ask Me Anything-Treffen.
Wie anregend und alles andere als dröge Wissensmanagement sein kann, zeigte Gabriele Vollmar anhand des "Versemmelt-Frühstücks", das bei einem ihrer Kunden eingeführt worden war: ein selbstironisches Instrument, wo bei Kaffee und Brötchen lustvoll übers Scheitern gesprochen werde und welche Lehren daraus zu ziehen seien. Sich einen solchen Werkzeugkasten fürs Wissensmanagement anzulegen, empfahl sie auf der Zwischenkonferenz ausdrücklich zur Nachahmung. Als Geheimnis eines gelungenen Wissenstransfers bezeichnete sie eine gute "Balance aus Dokumentation und Kommunikation".
Als die drei wesentlichen Schritte für einen gelungenen Wissenstransfer nannte Gabriele Vollmar
- Dokumentation: das heißt, früh und konsequent relevante Infos zu visualisieren, z.B. in process-flow-Diagrammen
- Kommunikation: um zu vermeiden, dass sich in einer Person alles Wissen ansammelt, sei es nötig, in Netzwerken die Kommunikation kontinuierlich aufrechtzuerhalten
- Mindmapping: Wissensartefakte zu erstellen in halb visualisierter, halb dokumentarischer Form, so dass ein Neuling im Netzwerk zu einzelnen Inhalten und relevanten Ansprechpersonen geführt wird.